مخزون العيادة: من رقم التشغيلة إلى تكلفة الزيارة

في أغلب العيادات يُدار المخزون بالذاكرة: ممرضة تعرف أين العلبة الأخيرة، وطبيب يطلب من المورد حين يلاحظ أن الدرج خفّ. هذا يصلح لعيادة صغيرة يوماً أو يومين، ثم تظهر كلفته. قارورة توكسين انتهت صلاحيتها في الثلاجة دون أن ينتبه أحد، ومادة حشو نفدت في منتصف يوم مزدحم، وتشغيلة فيلر يسحبها المورد فلا تعرف العيادة أي المرضى حُقنوا منها.

عيادات الأسنان والتجميل والعلاج الطبيعي تعمل على المستهلكات أكثر من غيرها، كما يشرح دليل برامج عيادات الأسنان ودليل عيادات التجميل والجلدية. وفي هذا الدليل الطريقة كاملة: من تسجيل الصنف إلى معرفة ما كلّفته الزيارة الواحدة من مواد.

ماذا يدخل في مخزون العيادة

كل ما يُشترى ليُستهلك داخل العيادة: القفازات والشاش والإبر، ومخدّر الأسنان ومواد الحشو، والتوكسين والفيلر، والزراعات، والأدوية التي تُعطى داخل العيادة، وما تبيعه العيادة من منتجات. ولكل صنف ثلاثة قرارات تُتخذ مرة واحدة في البداية:

• وحدة العدّ: قطعة أو علبة أو مل أو وحدة أو كاربول. والأهم أن تبقى ثابتة؛ فإن عُدّت القفازات بالقطعة شهراً ثم بالعلبة، صار رقم «100» يعني شيئين مختلفين في سجل واحد.
• هل يُتتبع بالتشغيلة؟ الحقن والزراعات ومواد الأسنان نعم، فهي ما يُسأل عنه عند السحب. القفازات والشاش غالباً لا.
• حدّ إعادة الطلب: الكمية التي إذا وصل إليها المخزون وجب الطلب، محسوبة على ما يُستهلك في الفترة بين الطلب ووصول البضاعة، مع هامش أمان.

التشغيلة وتاريخ الصلاحية: لماذا لا يكفي اسم الصنف

رقم التشغيلة هو ما يطبعه المصنّع على العلبة ليعرف كل ما خرج من دفعة إنتاج واحدة. وحين تُسجَّل البضاعة باسمها فقط («توكسين 100 وحدة: 5 قوارير») تضيع المعلومتان اللتان تهمّان: متى تنتهي كل قارورة، ومن أي دفعة جاءت. أما حين تُستلم كل دفعة برقم تشغيلتها وتاريخ انتهائها، فيصبح للمخزون عمر يمكن قراءته، وللمريض أثر يمكن تتبعه.

الأقرب انتهاءً يخرج أولاً

القاعدة المعروفة في المستودعات أن الوارد أولاً يخرج أولاً، لكن في المستلزمات الطبية القاعدة الأصح أن الأقرب انتهاءً يخرج أولاً (FEFO). قد تصل شحنة جديدة بتاريخ انتهاء أقرب من شحنة سابقة، فإن صُرفت القديمة أولاً لأنها الأقدم انتهت الجديدة على الرف. ومثال ذلك استخدام 150 وحدة من صنف له ثلاث تشغيلات:

لاحظ أن التشغيلة المنتهية لا تُلمس مهما كانت في مقدمة الرف. وهذان شرطان لا تساهل فيهما: المنتهي لا يُستخدم على مريض، ولا يُسجَّل استخدام أكثر مما في المخزون. فإن قال النظام إن الكمية لا تكفي، فالصواب أن يُعرف السبب، لا أن يُدفع الرقم إلى ما تحت الصفر ثم يُصحّح لاحقاً؛ فالرقم السالب يعني أن السجل كذب في مكان ما.

ربط ما استُخدم بالمريض والزيارة

أن تعرف أن 20 وحدة توكسين خرجت اليوم شيء، وأن تعرف أنها حُقنت لمريضة بعينها في زيارة بعينها ومن تشغيلة بعينها شيء آخر تماماً. الأول يكفي للطلب من المورد، والثاني هو ما تحتاجه حين تشتكي المريضة من أثر جانبي، أو حين يسحب المورد التشغيلة.

• سجّل الاستخدام وقت حدوثه، من ملف المريض وعلى زيارته، لا في آخر الأسبوع من الذاكرة.
• افصل استخدام العيادة العام (قفازات تجهيز الصباح مثلاً) عن الاستخدام على مريض، حتى لا يُنسب إلى مريض ما لم يُستخدم عليه.
• اربط الخدمة بموادها: حشوة الكومبوزيت تستهلك كاربولاً ومادة لاصقة ولفتي قطن، فلتظهر هذه الأسطر جاهزة حين يُسجَّل الاستخدام، ويؤكدها من استخدمها.
• الخطأ يُعكس ولا يُحذف: إن سُجّل الاستخدام على المريض الخطأ، يُعكس بحركة مقابلة تبقى ظاهرة، فيبقى السجل صادقاً.

سحب التشغيلة: من المورد إلى قائمة المرضى

الجرد والإتلاف والعكس

• الجرد يقارن الرف بالسجل: يُكتب ما على الرف فعلاً، ويُسجَّل الفرق تسوية بسبب، لا تعديلاً صامتاً للرقم.
• الجرد على رقم ثابت: إن استُخدم شيء من الصنف بين فتح شاشة الجرد وحفظه، فالعدّ يجيب عن سؤال قديم ويجب أن يُعاد.
• الإتلاف بسببه: منتهي الصلاحية، أو تالف، أو مفقود، أو أُعيد للمورد. نمط الأسباب يقول الكثير؛ إتلاف متكرر لمنتهي الصلاحية يعني أن الطلب أكبر من الحاجة.
• العكس مرة واحدة: حركة عُكست لا تُعكس ثانية، والعكس نفسه لا يُعكس. ومن سجّل الاستخدام يصحّحه في وقته، وما بعد ذلك لمن يدير المخزون.

النقل بين الفروع

في العيادة متعددة الفروع يكون أحد الفروع غارقاً في صنف يكاد ينتهي، وآخر ينتظر طلبية من المورد للصنف نفسه. النقل بينهما أرخص من الطلب، بشرط أن ينتقل مع الكمية رقم تشغيلتها وتاريخ انتهائها وتكلفتها، وأن يُسجَّل حركتين: خروجاً من فرع ودخولاً إلى آخر. والقاعدة الأسلم أن يرسل الموظف من فرعه إلى أي فرع، لا أن يسحب من فرع لا يعمل فيه. وللصورة الأوسع راجع دليل إدارة العيادات متعددة الفروع.

حدّ إعادة الطلب: متى تطلب

حدّ الطلب يُضبط لكل فرع، ويُقاس على ما يمكن استخدامه فعلاً، لا على ما على الرف. فثلاثون أمبولة منتهية الصلاحية ليست ثلاثين أمبولة في اليد. وفرع لم يحفظ صنفاً قط ليس ناقصاً منه. والتنبيه الجيد ثلاثة أنواع: صنف عند حدّ الطلب، وتشغيلة تقترب من انتهائها، وتشغيلة انتهت وما زال منها شيء على الرف. ثم تُجمع الأصناف الناقصة حسب المورد المعتاد، فيصبح الطلب رسالة واحدة لكل مورد.

تكلفة المستهلكات في الزيارة الواحدة

سعر جلسة التوكسين يبدو مربحاً حتى تُحسب موادها. والحساب بسيط إن كان لكل تشغيلة تكلفة وحدة، محسوبة بالمتوسط المرجّح لما دُفع في شحناتها:

قارن هذا الرقم بسعر الخدمة وبنسبة الطبيب، تعرف هامشها الحقيقي. وإن وجدت أن خدمة تستهلك أكثر من وصفتها باستمرار، فهذا تسرّب صامت من النوع الذي تكشفه لوحة تسرّب الإيراد.

من يرى قيمة المخزون

كيف يتعامل «عيادتك» مع مخزون العيادة

في «عيادتك»، من صفحة «المخزون»، تُسجَّل الأصناف بالعربية والإنجليزية، ولكل صنف نوعه ووحدة عدّه وحدّ طلبه ومورده المعتاد، ورمز وباركود اختياريان يقرأهما ماسح الباركود في مربع البحث. ووحدة العدّ تُثبَّت بعد أول حركة على الصنف. ويُستلم ما وصل بفرعه ومورده ورقم إشعار التسليم، وللصنف المتتبع رقم تشغيلة وتاريخ انتهاء إلزاميان، ويُرفض تاريخ انتهاء مضى، وتُضاف الشحنة الثانية من التشغيلة نفسها بتاريخها نفسه إلى الأولى بمتوسط تكلفة مرجّح. ويُسجَّل الاستخدام من تبويب «المواد المستخدمة» في ملف المريض على إحدى زياراته في الأسبوعين الأخيرين، أو استخداماً عاماً للعيادة، ويأخذ تلقائياً من الأقرب انتهاءً، ولا يأخذ من تشغيلة منتهية ولو اختيرت باليد، ولا يقبل أكثر مما هو متاح، ويرفض استخداماً على زيارة في فرع آخر. ويمكن ربط كل خدمة بموادها لتظهر أسطرها جاهزة يؤكدها الموظف، ولا يُخصم شيء من المخزون تلقائياً عند الفوترة. ويُعكس الاستخدام الخاطئ مرة واحدة: يعكسه من سجّله خلال 24 ساعة، ومن يدير المخزون في أي وقت. والجرد يُرفض إن تغيّرت الكمية منذ ظهرت، والإتلاف بسبب، والنقل بين الفروع يحمل التشغيلة وتاريخها وتكلفتها، والموظف المرتبط بفرع يرسل من فرعه ولا يسحب من غيره.

وتنبّه صفحة المخزون وجرس التنبيهات إلى ما بلغ حدّ الطلب في فرعه محسوباً على الصالح للاستخدام، وما ينتهي خلال 60 يوماً، وما انتهى وبقي على الرف، وتعرض قائمة بما يُطلب مجمّعاً حسب المورد لنسخها. ويُظهر «تتبع التشغيلة» من أي مورد جاءت وكل مريض استُخدمت عليه ومتى ومن سجّل ذلك ورقم جواله، ويُسجَّل كل اطلاع عليه في سجل النشاط. والتكلفة وقيمة المخزون لا تظهر إلا لمن يرى أموال العيادة، وتكلفة كل استخدام محفوظة في سجل الحركات لهم. ولا يصدر «عيادتك» أوامر شراء ولا يرسل الطلب إلى المورد بنفسه، ولا يجمع حتى الآن تكلفة المواد لكل زيارة في تقرير جاهز.