زيارة واحدة وفاتورتان: كيف تفوتر شركة التأمين والمريض معاً

في زيارة المريض المؤمَّن عليه طرفان يدفعان: المريض يدفع حصته عند الاستقبال، وشركة التأمين أو جهة العمل تدفع الباقي لاحقاً. يبدو الأمر بسيطاً حتى تأتي نهاية الشهر: الشركة سدّدت أقل مما فوترتَه، والمريض يقول إنه دفع ما طُلب منه، ولا أحد يعرف أين ذهب الفرق.

أغلب هذه الفروق لا تنشأ في قسم المطالبات، بل عند إصدار الفاتورة: سعر لا يطابق عقد الشركة، أو نسبة تحمّل محسوبة على المبلغ الخطأ، أو خصم طُبّق على الطرفين. هذا الدليل يشرح كيف تُبنى الفوترة لطرفين من البداية. أما ما يسبق الزيارة من موافقات فتجده في دليل الموافقة المسبقة، وما يليها من مرفوضات في دليل تقليل رفض المطالبات.

لماذا لا تكفي فاتورة واحدة للطرفين

تصدر بعض العيادات فاتورة واحدة بقيمة الزيارة كاملة، ثم تسجّل دفعة المريض عليها وتنتظر الباقي من الشركة. هذه الطريقة تخلط دينين مختلفين في مستند واحد، والنتيجة تظهر في أكثر من مكان:

• رصيد المريض يبدو مفتوحاً لأن حصة الشركة ما زالت على فاتورته، فيُطالَب بمبلغ ليس عليه، وقد يظهر له في بوابة المرضى.
• المطالبة تُقدَّم على مبلغ لا يخص الشركة لأن الفاتورة تشمل حصة المريض، فيبدأ الخلاف من أول سطر.
• الفاتورة الضريبية خاطئة المشتري حين تكون الجهة الدافعة منشأة مسجلة في الضريبة، فالمشتري هنا هو الشركة لا المريض.
• تقارير التحصيل مضللة لأن فاتورة واحدة تجمع مالاً وصل اليوم ومالاً قد يصل بعد ستين يوماً أو لا يصل.

الحل المعتاد فاتورتان مرتبطتان: واحدة للمريض بحصته يدفعها عند الاستقبال، وأخرى للجهة بالباقي تُقدَّم عليها المطالبة. مجموعهما يساوي قيمة الزيارة بالضبط، وكل منهما تشير إلى الأخرى حتى يعرف من يراجعها لاحقاً أنهما زيارة واحدة.

ابدأ من قائمة أسعار الجهة لا من أسعارك

عقود شركات التأمين والجهات تحدد غالباً سعراً متفقاً عليه لكل خدمة، يختلف عن سعرك للمريض الذي يدفع نقداً، ويختلف من شركة لأخرى. إذا فوترتَ الشركة بسعرك أنت، فالفرق بين السعرين سيعود إليك سداداً ناقصاً بعد أسابيع، دون أن يكون أحد قد أخطأ في الترميز أو الأهلية.

لهذا احفظ لكل جهة بنود اتفاقها في مكان واحد يرجع إليه من يصدر الفاتورة، لا في ملف عند مدير الحسابات:

مثال محسوب: تقسيم زيارة واحدة

مريض مؤمَّن عليه أجرى كشفاً بـ300 ريال وأشعة بـ200 ريال، أي 500 ريال قبل الضريبة. نسبة التحمّل في وثيقته 20% بحد أقصى 50 ريالاً للزيارة. عشرون بالمئة من 500 تساوي 100، لكن الحد يقصرها على 50. تُوزَّع حصة المريض على البندين بنسبة قيمتهما، والباقي للشركة:

توزيع الحصة على البنود بدل وضعها في سطر واحد مهم لسببين: كل بند يحتفظ بفئته الضريبية، وكل فاتورة تُقرأ وحدها دون حاجة إلى شرح. ومجموع الفاتورتين 470 ريالاً قبل الضريبة، وهو قيمة الزيارة بعد الخصم، لا ريال زائد ولا ناقص. وإن كانت العيادة في السعودية والمريض مواطناً، فمعالجة الضريبة على حصته تختلف عن حصة الشركة، وهو ما يشرحه دليل النسبة الصفرية لرعاية المواطن.

الخصم في الزيارة المقسومة

الخطأ الشائع أن يُطبَّق الخصم على الفاتورتين معاً: خصم 30 ريالاً على الزيارة يصبح 30 على فاتورة الشركة و30 على فاتورة المريض، فتخسر العيادة 60 دون أن يقصد أحد. والقاعدة الأوضح أن الخصم يُكتب مرة واحدة على الزيارة، ثم يُقسم بين الفاتورتين بنسبة حصتيهما كما في المثال: 3 ريالات من حصة المريض و27 من حصة الشركة.

• اتفق مع كل جهة كتابةً على كيفية معاملة الخصم: هل يُحسب التحمّل قبل الخصم أم بعده، وهل يُسمح أصلاً بخصم على خدمة سعرها متفق عليه.
• لا تجعل الخصم وسيلة لإعفاء المريض من التحمّل دون علم الجهة، فبعض العقود تعدّ ذلك مخالفة.
• ضع حداً للخصم لكل دور وظيفي، لأن الخصم في الزيارة المقسومة يمسّ مال طرفين لا طرف واحد.

فاتورتان مرتبطتان ومطالبة واحدة

فاتورة المريض تُدفع عند الاستقبال وتُغلق في اليوم نفسه. أما فاتورة الجهة فهي التي تُقدَّم عليها المطالبة، وتُتابَع حتى السداد حسب أيام السداد المتفق عليها، محسوبة من يوم إصدارها. ولا تُقدَّم مطالبة على فاتورة المريض أبداً، ولا على فاتورة محررة لجهة غير الجهة المطالَبة؛ فكل مطالبة لا تطابق فاتورتها مرفوضة قبل أن تُقرأ.

وفي السعودية، الجهة المسجلة في ضريبة القيمة المضافة تأخذ فاتورة ضريبية قياسية باسمها ورقمها الضريبي وعنوانها الوطني، وفي المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية تُعتمد هذه الفاتورة من الهيئة قبل تسليمها. تفاصيل ذلك في دليل المرحلة الثانية للعيادات.

حين تسدّد شركة التأمين أقل من المطالبة

السداد الناقص ليس رفضاً كاملاً، ولهذا يُهمَل كثيراً: المال وصل، والفرق صغير، والجميع مشغول. لكن الفروق الصغيرة المتكررة على مئات المطالبات تصنع رقماً كبيراً في آخر السنة. تعامل معها بخطوات ثابتة:

ما يُراجَع كل شهر

• أعمار ديون كل شركة: ما تدين به حتى 30 يوماً، ومن 31 إلى 60، ومن 61 إلى 90، وما تجاوز 90. الشركة التي يكبر عمودها الأخير تحتاج اتصالاً، لا انتظاراً.
• قائمة ما لم تغطّه الشركات: كل فاتورة جهة رُفضت مطالبتها أو سُدّدت ناقصة وما زال عليها مبلغ، حتى يُسقط أو يُفوتر للمريض لا أن يُنسى.
• عدد مرات إعادة كل مطالبة: المطالبة التي أُعيدت مرتين لسبب واحد تكشف خللاً في الإجراء لا في المطالبة.
• التحمّل المحصّل عند الاستقبال: إن كانت فواتير المرضى بحصصهم تبقى مفتوحة بعد الزيارة، فالمشكلة عند الشباك لا عند الشركة.

وهذه الأرقام نفسها جزء مما تتابعه في مؤشرات أداء العيادة، ومعانيها مشروحة في مسرد المصطلحات: التحمّل، وجهة الدفع، وكشف السداد، وأعمار الديون.

كيف يتعامل «عيادتك» مع فوترة الجهات

في «عيادتك» تُضاف شركات التأمين والجهات مرة واحدة من الإعدادات ← العيادة، برقمها الضريبي وعنوانها الوطني وأيام سدادها، وسعرها المتفق عليه لكل خدمة من خدمات العيادة، ونسبة تحمّل المريض وحدّها الأقصى للزيارة. الفاتورة المحررة لجهة تُملأ بأسعارها، ومع نسبة تحمّل مسجلة تُقسم الزيارة بخطوة واحدة إلى فاتورتين مرتبطتين: حصة المريض له والباقي للجهة، تُنشآن معاً أو لا تُنشأ أيّ منهما، ومجموعهما يساوي الزيارة بالضبط، والخصم يُقسم بينهما بالنسبة. فاتورة الجهة لا تظهر ديناً على المريض ولا في بوابته، وتستحق حسب أيام سداد الجهة من يوم إصدارها. وتُسجَّل المطالبة على فاتورة الجهة وحدها، ثم تُتابَع من التقديم إلى التسوية: قبول، أو رفض بسبب الشركة ثم تصحيح وإعادة مع ذكر ما تغيّر، أو سداد يُقيَّد على الفاتورة. ويُستورد كشف سداد الشركة على مطالباتها، ويظهر ما تدين به كل شركة حسب العمر، وما رفضته أو سدّدته ناقصاً في قائمة لمن يتابعه. وفي السعودية تصدر للجهة المسجلة في الضريبة فاتورة قياسية لا تُطبع في المرحلة الثانية إلا بعد اعتماد الهيئة. أما المطالبات فتُتابَع وتُصدَّر ملفاً، ولا تُرسل إلى شركات التأمين إلكترونياً من النظام؛ يبقى تقديمها عبر قناة الشركة نفسها. التفاصيل في صفحة الميزات.