Glossaire

Les termes du logiciel médical, expliqués simplement

57 termes qui reviennent dans les démonstrations commerciales, les contrats d’assurance et les exigences réglementaires — chacun avec une définition claire, et un lien vers l’explication complète (en anglais) lorsqu’elle existe.

Logiciels et systèmes

Les termes qui reviennent dans chaque démonstration commerciale, et qui déterminent quelle catégorie de produit vous avez réellement sous les yeux.

Logiciel de gestion de cabinet
Un seul système qui réunit les rendez-vous, les dossiers patients, la facturation, les demandes de remboursement et les rapports, pour que chaque information soit saisie une fois et réutilisée partout automatiquement.Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de cabinet ? (en anglais)
Dossier médical informatisé (DMI / EMR)
La partie qui documente ce qui s’est passé sur le plan clinique dans un cabinet : motif de consultation, examen, diagnostic, plan de traitement et ordonnance. Son périmètre est votre seul cabinet.DMI, EHR et logiciel de gestion : les différences (en anglais)
Dossier de santé électronique (EHR)
Un dossier conçu pour circuler entre professionnels de santé, afin que l’historique du patient le suive à l’hôpital, au laboratoire ou chez un spécialiste au lieu de repartir de zéro.
Logiciel de gestion administrative (PMS)
Le volet non clinique : agenda, enregistrement, facturation, encaissements, demandes de remboursement, droits d’accès de l’équipe et rapports. C’est ce qui maintient le cabinet viable en tant qu’entreprise.
Espace patient
Un compte côté patient qui affiche ses rendez-vous, ses factures et un résumé de son dossier sans appeler le cabinet, généralement depuis le navigateur du téléphone, sans application à installer.Ce qu’un espace patient doit vraiment faire (en anglais)
Borne d’enregistrement en libre-service
Une tablette ou un écran tactile en salle d’attente où le patient enregistre son arrivée pour son rendez-vous ou prend un ticket sans passer par l’accueil. Elle l’identifie par un numéro qu’il possède et sa date de naissance plutôt que par son nom, affiche ses coordonnées masquées, et ne modifie rien dans son dossier sans la validation d’un membre de l’équipe.Ce qu’une borne d’accueil doit montrer au patient (en anglais)
Logiciel dans le cloud
Un logiciel et une base de données hébergés sur des serveurs exploités par l’éditeur, accessibles depuis n’importe quel navigateur — par opposition à un système installé sur une machine du cabinet que vous administrez vous-même.Logiciel de cabinet dans le cloud ou installé sur place (en anglais)
Application web progressive (PWA)
Un site web qui se comporte comme une application : il s’installe sur l’écran d’accueil et s’ouvre depuis sa propre icône, les écrans déjà chargés restant lisibles lors d’une brève coupure de connexion — sans passer par un store.
Interopérabilité
La capacité d’un système à envoyer et recevoir des données patients vers et depuis d’autres systèmes dans un format convenu, pour que diagnostics, traitements et résultats circulent sans ressaisie.
Migration des données
L’extraction des patients, rendez-vous et factures d’un ancien logiciel vers un nouveau dans un format lisible, avec une vérification ensuite que rien n’a été perdu.Changer de logiciel et migrer ses données (en anglais)
WhatsApp Business Platform (Cloud API)
Le service de Meta qui permet au logiciel d’un cabinet d’envoyer des messages WhatsApp, et d’en recevoir les réponses, depuis le propre numéro du cabinet. Le compte appartient au cabinet et Meta lui facture les messages ; un message qui ouvre une conversation doit utiliser un modèle approuvé au préalable par Meta.Des rappels qui fonctionnent (en anglais)
Consentement aux messages (opt-in)
L’accord enregistré d’un patient pour recevoir des messages du cabinet sur un canal donné, comme WhatsApp : il nomme le cabinet, le canal et le type de messages, est conservé avec la date et la manière dont il a été donné, et peut être retiré à tout moment — en répondant STOP, par exemple.

Termes cliniques

Ce qui apparaît dans la salle de consultation — et qui détermine ensuite si une demande de remboursement ou un rapport peut être établi à partir de la consultation.

Note SOAP
Une structure de documentation en quatre parties : la plainte subjective du patient, les constatations objectives de l’examen, l’évaluation et le diagnostic, puis le plan — ce qui rend une consultation lisible par n’importe quel clinicien par la suite.
Codes CIM-10
La classification internationale des maladies : un code standard pour chaque diagnostic. Enregistrer un diagnostic sous forme de code plutôt qu’en texte libre est ce qui rend possibles les demandes de remboursement et les statistiques.
Codes d’actes
Des codes standard pour les prestations délivrées plutôt que pour le diagnostic : consultation, acte, petite chirurgie. Les assureurs remboursent sur la base de ces codes, et non d’une description écrite de la prestation.
Schéma dentaire
Une carte visuelle des trente-deux dents du patient qui enregistre l’état et le plan de traitement de chacune — à la place d’un dossier texte difficile à relire d’une séance à l’autre.
Demande d’analyse
Une demande d’examen émise depuis la consultation, dont le résultat arrive dans le même dossier patient, ce qui garde la demande et son résultat liés à la consultation qui les a créés.
Tri et file d’attente
Ordonner les patients présents selon la priorité et l’heure plutôt que selon le seul ordre d’arrivée, le temps d’attente réel étant mesuré depuis l’enregistrement de l’arrivée et non depuis le créneau réservé.Parcours patient et gestion de la file d’attente (en anglais)
Addendum
Une note datée, au nom de son auteur, ajoutée sous un dossier de consultation signé pour le corriger ou y ajouter un résultat tardif — l’original restant exactement tel qu’il a été signé.
Arrêt de travail
Un document attestant qu’un patient est inapte au travail pendant un nombre de jours donné. En Arabie saoudite, au Qatar et à Oman, l’arrêt accepté par les employeurs est délivré sur une plateforme nationale (Seha, e-Jaza, le portail du ministère), et le compte rendu du cabinet porte son numéro.
Stupéfiant
Un médicament dont la prescription est restreinte et tracée — antalgiques opioïdes, certains psychotropes. En Arabie saoudite, son ordonnance est délivrée sur la plateforme Raqeeb, et les pharmacies attendent généralement le numéro d’identité du patient sur l’ordonnance.
Téléconsultation
Une consultation où le médecin voit le patient par appel vidéo plutôt qu’au cabinet — souvent un suivi ou la lecture de résultats. Le cabinet doit vérifier qu’il est autorisé à pratiquer la télémédecine là où il exerce, et le médecin vérifie l’identité du patient au début de l’appel.
Assistant IA de prise de notes
Un logiciel qui écoute la consultation, avec l’accord du patient, et rédige un brouillon de note. Ce brouillon n’est qu’un point de départ : le médecin le relit et le corrige avant tout enregistrement, et le cabinet doit savoir où part l’enregistrement audio et s’il est conservé.

Facturation et assurance

Les termes qui déterminent si un cabinet encaisse ce qu’il a délivré, ou en perd discrètement une part fixe.

Accord préalable
La confirmation par l’assureur, avant qu’une prestation soit délivrée, qu’elle sera prise en charge. Délivrer une prestation soumise à accord sans l’avoir obtenu, c’est s’exposer à un refus presque certain.Le circuit des accords préalables (en anglais)
Demande de remboursement
La demande de remboursement envoyée à l’assureur, établie à partir du diagnostic enregistré pendant la consultation et des prestations facturées. Toute incohérence entre les deux est une cause fréquente de refus.Comment réduire les refus de remboursement (en anglais)
Part patient (ticket modérateur)
La part d’une prestation que paie le patient — souvent un pourcentage, plafonné par consultation —, l’assureur couvrant le reste. L’encaisser lors de la consultation plutôt que plus tard fait la différence entre un solde soldé et une dette ouverte.
Tiers payant
Celui qui paie la facture à la place du patient : un assureur, un employeur ou une entreprise conventionnée — généralement à des tarifs convenus et selon des conditions de paiement fixées.
Bordereau de paiement
Le relevé de l’assureur indiquant ce qu’il a payé sur chaque demande, ce qu’il a refusé et pourquoi — généralement un fichier que le cabinet rapproche de ses demandes en cours.Comment réduire les refus de remboursement (en anglais)
Ancienneté des créances
Le classement de ce qui est dû selon sa durée — jusqu’à 30 jours, 31–60, 61–90, plus de 90 —, pour relancer d’abord les dettes les plus anciennes, avant qu’elles ne deviennent difficiles à recouvrer.
Taxe sur la valeur ajoutée (TVA)
Une taxe ajoutée au prix de la prestation à un taux qui varie selon les pays, affichée sur une ligne distincte de la facture avec le numéro fiscal du cabinet plutôt qu’intégrée au prix.
Facturation électronique
L’émission des factures dans un format numérique standard accepté par l’administration fiscale, plutôt que sur papier ou en simple PDF — obligatoire dans plusieurs pays de la région.Le guide de la facturation électronique pour les cabinets (en anglais)
Validation et déclaration (phase 2)
Les deux circuits de la phase 2 de la facturation électronique saoudienne : une facture fiscale standard adressée à une entreprise doit être validée par la ZATCA avant que l’acheteur ne la reçoive ; une facture simplifiée adressée à un particulier est émise immédiatement et déclarée dans les 24 heures.Connecter un cabinet à la phase 2 (en anglais)
Avoir
Un document à numérotation distincte qui réduit ou annule une facture émise, en totalité ou en partie, au lieu de modifier la facture après son émission.
Note de débit
Un document à numérotation distincte qui ajoute un montant à une facture émise — un acte ajouté, un prix corrigé — et qui s’encaisse comme une facture.
Taux zéro et exonération
Une prestation à taux zéro est taxée à 0 % et son fournisseur peut toujours récupérer la TVA sur ses propres achats ; une prestation exonérée est hors du champ de la TVA, sans rien à récupérer. La différence apparaît sur la déclaration de TVA du cabinet.
Code de motif VATEX
Un code ZATCA inscrit sur une ligne de facture sans TVA, qui en indique la raison : VATEX-SA-HEA, par exemple, signale les soins de santé privés à taux zéro d’un citoyen saoudien.
Pertes de revenus
Les revenus que le cabinet a gagnés sans jamais les encaisser : une consultation terminée jamais facturée, un forfait expiré sans avoir été utilisé, ou une demande de remboursement bloquée que personne ne suit.Le tableau de bord des pertes de revenus (en anglais)
Comptage de caisse à l’aveugle
Le caissier compte sa caisse en fin de journée et enregistre le montant avant de voir ce que le système attendait, pour que tout écart soit réel et non ajusté pour coïncider.
Facture en deux devises
Une facture qui affiche, à côté du montant légal dans la devise de facturation, son équivalent dans une seconde devise à un taux et une date indiqués — courant là où les patients paient en dollars et en monnaie locale. L’équivalent est indicatif ; les montants de TVA restent dans la devise de facturation.
Taux d’absence
La part des rendez-vous où le patient n’est ni venu ni n’a annulé. Elle diffère fondamentalement d’une annulation : une annulation laisse le temps de reproposer le créneau, une absence n’en laisse aucun.Comment réduire les absences des patients (en anglais)
Rappel des patients (recall)
Inviter un patient à revenir pour la consultation prévue — un contrôle, un détartrage ou un suivi chronique — au lieu d’attendre qu’il s’en souvienne lui-même.Rappel et fidélisation des patients (en anglais)

Réglementation régionale

Les noms et sigles qui apparaissent dans les exigences réglementaires des cabinets dans le Golfe, en Égypte et dans le reste de la région.

NPHIES
La plateforme nationale saoudienne d’échange d’informations d’assurance maladie entre professionnels de santé et assureurs, couvrant l’éligibilité, les accords et les demandes de remboursement.Le guide d’intégration NPHIES (en anglais)
NABIDH, Malaffi et Riayati
Les plateformes de données de santé des Émirats arabes unis : NABIDH à Dubaï, Malaffi à Abou Dhabi et Riayati au niveau fédéral — chacune avec ses propres exigences de connexion.Le guide des plateformes de données de santé des Émirats (en anglais)
ZATCA
L’Autorité saoudienne de la zakat, des impôts et des douanes. Elle exploite Fatoora, la plateforme de facturation électronique qui valide les factures standard et reçoit les déclarations des factures simplifiées.
Loi sur la protection des données personnelles (PDPL)
Le cadre saoudien de protection des données personnelles, qui fixe les obligations d’un cabinet envers les données des patients : base légale du traitement, durées de conservation et notification des violations.La liste de contrôle de conformité PDPL (en anglais)
Responsable du traitement et sous-traitant
Le responsable du traitement décide pourquoi et comment les données personnelles sont utilisées — un cabinet, pour les données de ses patients ; le sous-traitant les traite pour son compte et sur ses instructions — l’éditeur du logiciel, par exemple.
Demande d’une personne concernée
La demande d’une personne de consulter, rectifier ou supprimer les données qui la concernent. Les lois de protection des données fixent un délai de réponse — 30 jours en Arabie saoudite —, et l’obligation de conserver les dossiers médicaux peut empêcher d’en supprimer une partie.
Notification des violations
Informer l’autorité de contrôle — et parfois les personnes concernées — d’un incident ayant exposé des données personnelles, dans un délai donné : 72 heures à compter de la découverte en Arabie saoudite et en Égypte.
Registre des traitements
La liste écrite, tenue par le responsable du traitement, des données personnelles qu’il traite, pourquoi, avec qui elles sont partagées et combien de temps elles sont conservées — généralement la première chose que demande une autorité de contrôle.
Conservation des dossiers médicaux
La durée minimale pendant laquelle un cabinet doit conserver les dossiers des patients avant de pouvoir les supprimer : dix ans dans la plupart des pays de la région, quinze en Égypte, vingt-cinq aux Émirats arabes unis.Durées de conservation des dossiers médicaux dans la région MENA (en anglais)
Commission saoudienne des spécialités de santé
L’organisme qui classe et enregistre les professionnels de santé en Arabie saoudite. La classification et l’enregistrement du personnel sont une condition préalable à l’exploitation d’un cabinet, et non une étape ultérieure.Les autorisations d’exercer du personnel en Arabie saoudite (en anglais)
Calendrier hégirien
Le calendrier lunaire utilisé officiellement dans plusieurs pays de la région ; de nombreux patients indiquent leur date de naissance selon ce calendrier. Les champs de date de 3yadtk sont grégoriens ; les dates hégiriennes d’un fichier que vous importez sont converties automatiquement en dates grégoriennes.
Piste d’audit
Un journal qui ne peut être ni modifié ni supprimé, enregistrant qui a ouvert ou modifié un dossier patient, quand et depuis où — ce qui permet tout simplement de répondre à la question : qui a vu ceci ?Sécurité des données patients et double authentification (en anglais)
Authentification à deux facteurs
Exiger, après le mot de passe, un code temporaire d’une application sur le téléphone du membre de l’équipe, pour qu’un mot de passe volé ne suffise pas à ouvrir les dossiers des patients.
Contrôle d’accès selon le rôle
Donner à chaque compte l’autorisation la plus restreinte dont son travail a réellement besoin : l’accueil voit les rendez-vous et la facturation, une infirmière voit la documentation clinique, et personne ne voit tout par défaut.Rôles et droits d’accès de l’équipe du cabinet (en anglais)
Signalement d’incident
Le signalement par un membre de l’équipe d’un événement indésirable, ou évité de justesse, dans la prise en charge d’un patient — examiné pour que le cabinet en tire des leçons, et non pour désigner un coupable.

Les termes sont plus clairs quand on les voit à l’œuvre

Les demandes de remboursement et les pertes de revenus ne sont pas des notions théoriques — ce sont des écrans qu’un cabinet utilise chaque jour.

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